を読みました。
最近、整理・整頓をせねばと思うことがよくありました、
たまたま立ち寄ったコンビニで手にしてパラパラめくってみたら、
気が付けば、レジに向かってました。
なかなか、ためになる本だと思います。
また、自分のために残しておきます。（本文と違ったらごめんなさい。）
あとは、実行力ですね～。
・必要な書類を探すのに10秒以上かかる
・１週間以上使っていない文房具がある
・引き出しのいちばん奥にあるモノが何かを即答できない
・デスクの上にありながら、１ヶ月以上触れていない書類がある
１つでも当てはまる人は、
仕事のムダが発生しています。
いますぐ「片づけ」をする必要があります。
でも、勘違いしないでください。
片づけとは、「キレイにそろえる」ことではありません。
それは、単なる「整列」。
ひとたび乱れてしまえば、
再びぐちゃぐちゃの状態に逆戻り。
興味深いのは、片づけができていない会社ほど、
利益が出ていないなど、業績面でも苦しんでいる場合が多い
片づけは雑務じゃない。「仕事そのもの」である。
片づけは、「仕事の合間にするもの」と思っていないだろうか。
トヨタでは、片づけも仕事の一部ととらえられているのだ。
整理
整頓
清掃
清潔
しつけ
5Sは効果的な改善手法として、
日本だけでなく、世界の企業からも注目を集め、
採用されています。
5Sは仕事そのものです。
「整理・整頓は、仕事とは別もの」ととらえている人も
多いかもしれません。
トヨタでは、5S、
すなわち片づけは仕事の一部ととらえられています。
普段から習慣的にやるのが当たり前なのです。
5Sの考え方
5つのS 定義
整理 「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」は捨てる
整頓 「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにする
清掃 キレイにそうじする。日常的に使うものを汚れないようにする
清潔 整理・整頓・清掃の状態を維持する
しつけ 整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる
このうちの「整理」「整頓」を
徹底するだけでも成果が上がる。
デスクで仕事をするうえでの鉄則は、
「今日、必要なもの以外はデスクの上に出さない」ということ。
そして、退社するときには、
デスクの上には何も残ってない、というのが理想な状態です。
多くの人が片づけられない理由
「整理・整頓とは何かについてそもそも考えたことがない。
そんな状態のまま取り組むから、いつもうまくいかない」
整理について
判断基準があらかじめ定まっていない
と「いるもの」「いらないもの」を峻別することができません。
結局は何も捨てられなくなってしまうのです。
整頓についても
「何が」必要なのか
「いつ」必要なのか
「どのくらい」必要なのか
がわかっているかどうか。
それらを定めていけるかどうかが重要です。
ただ並べ直しただけでは「整列」、
単にキレイにそろえただけです。
見た目は、キレイになるので、
多くの人はそこで満足してしまいます。
捨てる判断基準をもちなさい
あるとき、トヨタ系のディーラーに
「クルマを走らせていたらタイヤがパンクした」という人がかけ込んできました。
これからどうしても出かけなければならない用事があり、
なんとかしてほしいということでした。
しかし、そのディーラーには、取り替え可能なタイヤの在庫がたまたま切れていた。
この時ときディーラーの社員はどうしたでしょうか。
ディーラーの店舗の中には、新車が展示してあります。
その展示車のタイヤを抜き、クルマのタイヤ交換をしてあげたのです。
タイヤがパンクし困って飛び込んできた人は、
「そこまでやってくれるとは」と驚くとともに、
感動して店舗をあとにしました。
それだけではなく、
そのあとにディーラーを訪れた来客者たちの反響も大きかったのです。
「なぜ、あの展示車にはタイヤが１本足りないのか」を尋ねて事情を知り、
そのディーラーのファンになる人が何人も出てきたのです。
ディーラーの社員は「お客様を最優先に考える」という判断基準があったから、
このような対応をとることができたのです。
ディーラーの店舗内にあるタイヤひとつとっても、
判断基準をどこに置くかにによって
「いるもの」「いらないもの」かが異なってきます。
これは特別なケースであり、整理の話とは直接関係ありません。
ただ、判断基準の重要性を考えるうえでは、大変参考になる話です。
「終わると同時に処分」を徹底して行っていけば、
デスクの上に書類が山積みになることはありません。
「いらないもの」は即処分！
ためらうことなく、捨ててしまいましょう。
人を責めるな。「しくみ」を責めろ。
片づけられないのは、誰もが持つ人間心理が影響している。
だから、トヨタでは、人を責めるのではなく、片づけるための「しくみ」をつくっている。
「人はモノを隠したがる」という前提で片づける
人間はただでさえ、自分の失敗を認めたくない。
そのうえ、何か失敗するたびに、本人の責任を問い詰めていたら、
ミスしたときにそれを隠すようになります。
そうなると、問題が見えなくなり、会社にとっては大きな損害です。
ミスをした担当者の責任を問い詰めることをせず、
むしろマイナス情報を迅速に伝えることを評価する風土をつくっていくのです。
そのうえで、
・なぜミスをしたのか
・どうすればミスをなくせるか
・ミスが起きたときにどのように対処するか
といったしくみづくりに着手するのです。
このような社内風土がつくられていけば
「モノを隠したがる」ことがなくなります。
片づけを進める土壌が生まれるのです。
そうした人間の心の弱い面を理解したうえで
「しくみ」をつくることが大切です。
精神論だけでは片づけは実行できないのです。
モノを隠しやすい場所のひとつに「壁ぎわ」があります。
ですから片づけをしようと思ったとき、いちばんよいのは「壁ぎわを見る」ことです。
いらないものは、とりあえず壁ぎわに置いてしまうからです。
人目につくようにすれば、モノはたまらない
壁ぎわや、デスクの足元や引き出しの奥の目につかない「陰」のスペースに、
モノが積まれていないでしょうか。
もしパーテーションなどの仕切りで、
一部のスペースが目につかないように隠されているのなら、
外から見えるようにする。そうすると、モノがたまらなくなりますし、
「見栄えが悪いから片づけよう」という気持ちになります。
ポイントは、隠さずに人目につくようにすること。
もしも「いるもの」か「いらないもの」か
判断に迷い、扱いに困るものが出てきたら、
みんなが見えるところにドンと置くといいでしょう。
ヒマだから、ついつい余計な作業をしてしまう。
トヨタでは、「たとえヒマになっても、ジッとしておけ」と言います。
「本来の仕事にない余計なことはするな」というのがルールなのです。
ヒマだからといって、それぞれの作業者が余計なことを始めたら、
本当はどういう状態が正しいのかわからなくなってしまいます。
だから、ヒマであることをひと目でわかるようにしておくのです。
忙しすぎたり、ヒマでありすぎたりすると、
人はイレギュラーな行動を起こしやすくなります。
その結果、「いらないもの」までため込んだり、
つくったりしやすいのです。
整理・整頓を成功させるには、
スペースを確保するのが最優先事項。
まずは入ってきたものを置いて整理するためのスペースをつくる。
これが第一です。
「モノを探している時間」は、お金を生まない
トヨタでは、「探す」ということをすごく嫌います。
必要なものが必要なときに一発で取り出せる。
それが整頓という考え方で、
モノを探すというあり方はそこからかけ離れています。
モノの置き場は、人の動きをもとに決める。
それが、トヨタでの整頓の考え方です。
「使う頻度」が低いものはシェアする
「毎日使うものは個人管理」
「3日に1度しか使わないものはシェアする」
といったように基準を決めて、管理方法を分けるとよいでしょう。
シェアする文房具や備品などは、1ヵ所にまとめるのが原則です。
線を1本、引きなさい
区画線がピシッと引かれていれば、
モノが区画線からはみ出していると気になるはずです。
「はみ出ているから、区画線の中に戻しておこう」という気持ちになります。
まずは線を1本引いてみるということが大切。
線を引いてみることから始め、
現状をよく見たうえで、修正をかけていけばいいのです。
まずは、仮の基準を決めることから始めるのです。
仮の基準をつくれば、それをもとにして正常・異常がわかる状態になります。
写真を掲示すれば「見える」
きちんと片づいてキレイになったら、
その状態を写真に撮って、デスクの上のどこかに掲示しておくのです。
つまり「作業が終わったときは、この写真のような状態に戻しましょうね。
これが普通の状態ですよ」ということを明示するわけです。
そうじも仕事のひとつ
片づけが「習慣化」されないと、
職場の整理・整頓は完成しないのです。
キレイな状態をキープしておくと、キレイなままになります。
誰かが汚してしまうと、みんなも汚し始めます。
それを防ぐためにも、
そうじをするためのしくみをつくらなければなりません。
トヨタ以外のさまざまな現場では、
そうじをするための時間がちゃんと与えれていないといったことがよくあります。
そもそも、そうじが仕事の付加価値を高めるものだと思われていないのでしょう。
就業時間内に、
5分なり10分なりのそうじの時間がもうけられているかどうか。
日々の忙しい仕事のなかでは、
意識して「清掃のための時間」をつくっていかなければ、
清掃するという活動は根づいていきません。
「清掃は、仕事ではない。
仕事の合間にやるもの」と考える人が多いですが、
トヨタでは、
清掃は大切な業務の一部としてとらえています。
清掃は、散らかったあとや汚れたあとにやるものではありません。
日頃から習慣化するものなのです。
「決めたことができない」のはリーダーの責任
いろんなリーダーの方から
「うちは5Sのルールを決めたんだけど、なかなか社員が実行できない。
どこが悪いんでしょうか」とよく聞かれます。
そうしたとき、私は、「あなたの仕事は何ですか。
そのルールを徹底して続けさせていくのが、
あなたの仕事ではないですか」と言います。
日々の作業に追われ、
せっかく決めたルールがいつしか守られなくなりがちです。
そこで、そのルールがしっかり守られているかどうかの
チェック機能が必要となり、
リーダーたちの力量が問われてくることになります。
「決めたことをやらせる」のがリーダーの仕事なのです。
部下が教えても実行できないのは、教えるほうの責任です。
３回言ってもできないなら、10回言う。
10回言ってもできないなら20回言う。それが「しつけ」なのです。
片づけを習慣化できるかどうかは、
リーダーの手腕にかかっています。
ただし、ただ「やれ！」と言うだけでは、人は動きません。
悪いところ、欠点をリーダーがどんどん指摘するだけでは、
部下はたまったものではありません。
うまくいかない事には、その理由が絶対にあるはずです。
「守らない」のではなく、
「守れない」合理的な理由があるケースも少なくありません。
その理由を部下に聞いていかないといけないのです。
いきなり怒ってはダメ。
「どうしてそうなったか」「何かやりにくいところがあるのではないか」と
聞き出していくことが必要です。
片づけのルールを守るのは、
現場の従業員だけではありません。
経営層やリーダー層もまた、
例外なくルールを守る必要があります。
そうしなければ、
守らない上司を見て、
「守らなくてもよいのだ」と感じる部下が出てくるからです。
片づけを習慣化するには、
最初に整理・整頓の効果を実感してもらうことが肝要です。
効果を肌で感じられれば、
積極的に行動を起こすようになっていきます。
リーダーが片づけの習慣を定着させようと思えば、
まずはカンタンにできる個所や負担の少ない場所から手をつけてみる。
そこで効果を実感させてから、
本格的に整頓・整頓に取り組めば、
習慣化はスムーズに進むでしょう。
「人生とはおもしろいものです。
何か一つを手放したら、
それよりずっといいものがやってくるものです。」
（サミュエル・ジョンソン）
なんしか、カッコいい大人になろう。
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